Checklist wynajmu sprzętu na imprezę

Organizacja eventu to tysiące drobnych spraw, o których łatwo zapomnieć w ferworze przygotowań. Aby ułatwić Ci to zadanie, przygotowaliśmy kompleksową listę kontrolną. Ten niezbędnik pomoże Ci systematycznie odhaczać kolejne etapy i zyskać pewność, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik.

1. Fundamenty planowania

Data i precyzyjne godziny (start imprezy, czas na montaż i demontaż)

Dokładna lokalizacja (adres, sprawdzenie dojazdu dla ciężarówek ze sprzętem)

Ostateczna liczba gości (z podziałem na dorosłych i dzieci)

Charakter wydarzenia (formalny bankiet, luźne garden party, wesele)

Budżet i margines na nieprzewidziane wydatki (tzw. poduszka finansowa)

2. Zadaszenie i konstrukcja (Baza)

Odpowiedni metraż namiotu (min. 1.5 m² na osobę przy stołach zasiadanych)

Rodzaj podłoża (czy potrzebna jest profesjonalna podłoga drewniana/kasetonowa?)

Ściany namiotu (transparentne dla widoku, czy pełne dla cienia/prywatności?)

Obciążniki lub kotwy (zależnie od możliwości terenu)

3. Meble i komfort gości

Stoły dla gości (okrągłe bankietowe vs. prostokątne biesiadne)

Krzesła (np. Chiavari, Ghost, czy składane drewniane) + poduszki

Stoły bufetowe i cateringowe (z odpowiednim maskowaniem/skirtingiem)

Strefa Chillout (leżaki, pufy, stoliki kawowe z palet)

4. Technika: Światło, Dźwięk, Temperatura

Oświetlenie dekoracyjne (girlandy żarówkowe, lampiony, świece LED)

Oświetlenie techniczne (reflektory oświetlające ciągi komunikacyjne, bufet)

Nagłośnienie (głośniki, mikrofony bezprzewodowe, konsola DJ)

Kontrola temperatury (promienniki ciepła na wieczór / wentylatory lub klima na upał)

Dostęp do prądu (rozdzielnie, przedłużacze, agregat prądotwórczy)

5. Parkiet i Scena

Parkiet taneczny (drewniany, biały połysk, czy LED?)

Podest sceniczny dla zespołu/DJ-a (wymiary zgodne z riderem technicznym)

Tło za Parą Młodą / Ścianka do zdjęć (Backdrop)

6. Zaplecze sanitarne i higieniczne

Toalety przenośne w wersji VIP (kontenery sanitarne z bieżącą wodą)

7. Logistyka i Bezpieczeństwo

Ekipa montażowa i demontażowa (ustalone konkretne godziny)

Koordynator techniczny na dyżurze podczas imprezy

💡 Rada eksperta: Wydrukuj tę listę w dwóch egzemplarzach. Jedną miej przy sobie, drugą przekaż zaufanej osobie (świadkowi, koordynatorowi), która pomoże Ci w weryfikacji w dniu montażu.

Ostatnia prosta (24h przed)

Ostateczne potwierdzenie godzin przyjazdu dostawców

Sprawdzenie prognozy pogody (wdrożenie Planu B w razie potrzeby)